これで社員証は忘れない!?ToDoリストは無駄だと知ろう

スポンサードリンク

どうも!パパ趣味のtysterken(@deadorrunning)です!

大人になっても忘れ物ってしてしまうもの…。私もついうっかり忘れ物をしちゃうときがあります。しかも、大事な物に限って忘れてしまうんですよね。気づいた時には時すでに遅し…です。

社員証を二度も忘れた話

通勤用のリュックを変えたときの話です。

会社に入るためには社員証が必要なのですがいつも入れているリュックに社員証を入れっぱなしにしてしまったせいで社員証を忘れてしまいました。

社員証を忘れると届書を作らなければならないし、上司の確認印も必要だしいろいろと面倒…。明日は忘れないようにと思いました。

……

なんと、翌日も社員証を忘れてしまい2日連続届書を提出する結果となってしまいました…。

 

今回の話で言えば、最初に社員証を忘れた事はさほど気に病むことではありません。どうしたって忘れてしまうことはあります。私達が気をつけなければならないことは2回目の忘れ物です。1度忘れまいと思った事を忘れてしまったことは回避すべき内容です。

結論を言うと、明日は忘れないように「思いました」が忘れ物をするポイントなのです。

思ったことを忘れないようにする方法…もっと言えば、忘れ物をしない良い方法を発見しましたのでご紹介します。

スポンサードリンク

ビジネス書籍から学ぶ、忘れ物をしない方法

パパ趣味「本」のカテゴリーで紹介しております、「1440分の使い方」というビジネス書籍を参考に忘れ物をしない方法を紹介します。

方法1|ToDoは無駄、思ったら即スケジュール

ToDoとは「一定期間にやるべきこと」をいいます。仕事においても「○○までに、□□しなければならない」とToDoを組む事があるかと思います。

しかし、ToDoは全く無駄なのです。なぜなら「本当にやるべきこと」ならば最終的にスケジュールを確保して行うからです。

ToDoは短期間(例えば3時間以内等)での「やるべきこと確認」には向いていますが、長期間(例えば1日や1習慣単位)には向いていません。

社員証を忘れた体験談の2回目で私は「明日は忘れないように」と思いました。「思う」という行為はToDoリストに入れたと同じことで、忘れない為には「社員証をリュックに入れる」というスケジュールを入れる必要があったのです。

スケジュールなんてあとで入れれば…と面倒臭がらずに即スケジューリングするのです。スケジュールを入れる頃に忘れてしまっては勿体ありません。

方法2|ジャンル別に分けたほうが良い

スケジュールの入れ方は様々です。スケジューリングに慣れていないうちは方法が思いつきません。

慣れていない方は、スケジュールの内容をジャンル別に分けましょう。多く分ける必要はありません。3つ4つぐらいで良いのです。

私の場合、「仕事」「家族」「趣味」「音楽」の4つで、ジャンルがひと目で分かりやすいように色分けされています。

あまりスケジュール内容を細かくしすぎると、管理が大変ですしスよケジュールを入れる作業が面倒くさくなってしまいます。スケジュールはサクッと入れられるぐらいがちょうどいいのです。

上記のように、ジャンル別に色が分かれると視覚的にも把握しやすい。なお、黒色は仕事関連のスケジュール。細かく時間を分けて作業をスケジューリングしています。

方法3|スケジュールを見る「クセ」をつける

スケジュールを見る「クセ」を忘れてしまっては元も子もありません。

朝起きた時、昼食後仕事の取り掛かり、夕方帰宅時…など、決まった時間にスケジュールを確認する事でスケジュールそのものを忘れる事はありません。

スマホをお持ちの方は、スマホでスケジュール管理を行うと便利です。私が使用している「Googleカレンダー」はGoogleと同期されていれば、どこからでもスケジュールの確認ができます。

スマホでスケジュール設定を行い、会社のPCでスケジュールを確認する…といった使い方ができるので、より便利にスケジュールの確認ができるでしょう。

Androidのスマホであれば、Googleカレンダーはデフォルトで入っているはずです。もしない場合は、プレイストアで「Googleカレンダー」と入力してゲットしよう!

即スケジュールはビジネスシーンでも大活躍!

スケジュールをすぐに入れる行為ですが、ビジネス書籍でおすすめされていた手法だけにビジネスシーンで大活躍です。

即スケジュールは時間感覚が養われる!

やらなきゃならない仕事は即スケジュールに入れましょう。仕事にかかる時間をスケジュールを入れる時に一緒に決めます。

最初は設定した時間通りに仕事が終わらないかもしれません。

しかし、ご心配なく。設定した時間は不適正だったのです。あなたが想像していた時間よりオーバーしてしまった場合は、時間設定から見直した方が良いでしょう。設定した時間より早く終わってしまった場合も同じことが言えます。

スケジュール設定は、あなたの能力に合わせた時間配分が必要です。業務量から逆算してしまうと残業確定のスケジュールが出来上がるかもしれません。

その場合は会社全体のマネジメント問題である可能性が非常に高いのです。あなた1人が気に病む必要はありませんよ!

時間の単位は短いほうが良い

今回紹介している関連書籍に「1分間あれば色々な事ができる」と1分間の大切さが書かれています。私は「スケジュール設定の単位はできるだけ短いほうが良い」と考えます。

例えば、1時間で終了しそうな仕事があるとします。しかし設定した1時間通りに終了するでしょうか?その日の集中力や工夫によっては、55分で終えるかもしれません。

1時間と設定してしまうと、不思議と1時間で終えられるように仕事をしてしまいます。スケジュールを入れるということは「時間を意識する」ことになりますので、設定した時間を守ろうとしてしまうのです。

ですから、1時間単位で設定するより分単位での設定をした方が、時間を有効に使えます。5分の短縮でも、積み重ねはいずれ日単位までになります。

私のスケジュール時間は、仕事内容によって決めています。15分を1サイクルとした仕事を行う事が多い為です。

上記にも記載しましたが、短い時間でいくつもの仕事をこなす事は時間間隔が養われますし、仕事の内容を精査してまとめる事ができます。(メール処理午前15分、午後15分かかっているでならば、午後から30分でまとめたりしたほうが効率が良い…など。)

優先度を客観的に決められる

1日のスケジュールを設定したら、その日のスケジュールを見直してみましょう。頭の中で組み立てられたスケジュールより、視覚化されたスケジュールの方が客観的に確認できます。

そうすると次は、優先度が見えてきます。「あれ?これ別に今日じゃなくてもいいな?」「この仕事は15分多めに時間を取ったほうが良さそうだな」と、スケジュールの欠陥が見えてきます。

スケジュールを頭に入れていた頃は、頭の中で整理できていたと思っていましたが、視覚化すると実は無駄だった仕事や二度手間になっていた仕事が見えてきました。

明日やるべき事を即スケジューリングしよう!

本記事を読んで、「そういや、あれやらなきゃ」「ああ、これやらなきゃ」と思った方、即スケジューリングしましょう。

はじめから細かくスケジュールスタイルを確立する必要はありません。スマホのカレンダーアプリに入力しても良いし、普段から使用している手帳に記載してもOKです。

ただし!必ず時間を書き込みましょう。時間を書き込まない予定はもはや「ToDo」であり「スケジュール」ではありません!もしすぐに実行できないときは、翌日に持ち越しても良いので時間だけは書くクセもつけましょう。

もう二度と忘れ物をしてしまう事は無いでしょう!

 

スポンサードリンク

趣味を増やしてみよう!

あなたも多趣味になってみませんか?
と簡単に言っても、中々思いつきませんよね。しかし手軽に趣味が見つかる方法があります。私が利用している通販サイトamazonでは、通販だけでなく本や動画コンテンツ等幅広く取り扱っています。amazonは基本通販だけですが、amazon prime会員になると豊富に取り揃えられた本や動画コンテンツが無料で利用ができます。何がきっかけで趣味が広がるか分かりません。じっくり吟味して見つける趣味も良し、ザバッと飛び込んで趣味探しの食べ歩きに出るも良し!です。

下記リンクは、amazon prime会員になって得する人と得しない人がまとめられています。
会員になるか迷っている方は、ぜひご参考ください


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA